Verträge rasch generieren
06 Januar 2012
Die Vertragserstellung ist normalerweise eine Aufgabe für Spezialisten. Die hohe Anzahl der komplexen Themen führt oft dazu, dass die Erstellung eines vollständigen und korrekten Vertrages sehr zeitaufwändig wird und viel Energie kostet. Da eine längere Bearbeitungszeit innerhalb des Vertriebsprozess ein Risiko darstellt, ist es sehr wichtig, diese Zeit so kurz wie möglich zu halten. Ohne aber Kompromisse bezüglich des Inhalts eingehen zu müssen.
Schneller zum Geschäftsabschluss
Das Erstellen eines Vertrags findet häufig in der letzten Phase geschäftlicher Verhandlungen statt. Das ist nicht der Zeitpunkt, an dem Sie selbst zum Verursacher einer Verzögerung werden wollen. Die Geschwindigkeit der Vertragsgenerierung ist daher ein wichtiger Faktor bei der Senkung von Geschäftsrisiken. Eine schnelle und präzise Reaktion senkt die Abbruchsrisiken und erhöht die Erfolgschancen. Wie handhaben Sie das?
1 – Kenntnisse erfassen
Wenn Fachkenntnisse mehrerer Mitarbeiter kombiniert werden müssen, wird das Erstellen eines Vertrags damit komplexer und auch arbeitsintensiver. Darüber hinaus erhöht sich auch die Fehleranfälligkeit. Wenn Sie in der Lage sind, alle relevanten Kenntnisse zentral und zugänglich zu erfassen und zur Verfügung zu stellen, können enorme Vorteile erreicht werden.
2 – Genehmigungsverfahren für Verträge erstellen
Es ist möglich, auch die Generierung von komplexen Verträgen so zu organisieren, dass die Vertriebsmitarbeiter selbst in der Lage sind, in kürzester Zeit vollständige Verträge zu erstellen. Wie? Durch ein Genehmigungsverfahren. Automatisch werden alle Beteiligten über alle Ausnahmen informiert. So bleiben Verträge innerhalb der Standardvereinbarungen mit minimiertem Arbeitsaufwand. Wobei alle Ausnahmen vorab genehmigt bzw. abgelehnt werden können.
3 – Versionsverwaltung für Verträge verwenden
Mit der Versionsverwaltung behalten Sie zu jederzeit den Überblick über alle Dokumente – selbst nachdem mehrere Vertragsversionen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden versendet worden.
4 – Überwachung der Vereinbarungen des Vertrags
Gerade weil Verträge in der Schublade verschwinden, ist es oft schwierig, gemäß den Vereinbarungen zu handeln. Wissen die Servicemitarbeiter z. B., ob Vereinbarungen zu den Responsezeiten getroffen wurden? Oder weiß die Finanzabteilung, dass andere Preise oder Zahlungsbedingungen vereinbart wurden? Eine automatische Überwachung dieser Vereinbarungen verhindert viel Ärger.
5 – Haben Sie noch Tips?
Wir freuen uns über Ihre Anregungen! Schreiben Sie Ihre Kommentare hier unten. Erfahren Sie mehr über Vertragssoftware.
Marijn Schouten ist Director Business Development bei Sofon - Lieferant von verkaufsunterstützender Software. Durch seinen intensiven Kontakt mit den Kunden weiß er genau, welche Verbesserungsmöglichkeiten es im Verkaufs- und Angebotsprozess von Unternehmen gibt, die kundenspezifische Produkte und Dienstleistungen anbieten.
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