Smeva
Dank Sofon sind neue Mitarbeiter schneller produktiv
Jenny van Gompel
Manager Customer Service
5 Fragen an einem Sofon User
1 Welche Aktivitäten hat Smeva?
“Wir produzieren Kühlzellen, Gefrierzellen, Kühltheken und Kühlwandmöbel. Unsere Produkte stehen in Supermärkten zur Kühlung von Milch und vorverpacktem Fleisch. Außerdem fertigen wir Bedienungstheken und kundenspezifische Theken für Fleischereien. Unsere Vertragshändler sind weltweit vertreten und haben den Kontakt zu den Endkunden – zu Supermärkten und Fachgeschäften. Unsere Vertragshändler legen uns die Pläne des Supermarktes vor, damit wir ein Angebot machen können. Die eigentliche Installation wird da-nach von den Vertragshändlern vorgenommen.”
2 Wofür setzt Smeva Sofon ein?
“Wir setzen Sofon für das Konfigurieren von Produkten und für die Erstellung von Kalkulationen, Angeboten und Stücklisten ein. Auch verfügen wir über den Sales Organizer, das CRM-Paket von Sofon. Im Sales Organizer planen wir regelmäßig Aktivitäten für unsere Außendienstmitarbeiter ein. Wenn sie unterwegs sind, können wir sie problemlos darauf hinweisen, bei einem Angebot das Follow-up zu erledigen oder einen Anruf zu tätigen. Wir speichern auch Termine und Absprachen mit unseren Vertragshändlern im Sales Organi-zer. Das ist sehr praktisch, weil unsere Mitarbeiter mit ihren eigenen Vertragshändlern arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist oder unser Unternehmen verlässt, kann ein Kollege seine Aufgaben mühelos übernehmen: alle Termine und Absprachen, aber auch Auf-tragsbestätigungen und Zeichnungen sind im Sales Organizer gespeichert. Das erspart uns viel Sucherei im Archiv.”
3 Wofür setzen Ihre Vertragshändler Sofon ein?
“Einige unserer Vertragshändler setzen Sofon für die Erstellung von Kalkulationen und Angeboten für die Kühl- und Gefrierzellen ein. Dadurch sparen wir Zeit, weil wir selbst nichts mehr machen müssen. Sobald ein Angebot zum Auftrag wird, können wir den Auftrag einlesen und mit der Produktion beginnen. Zukünftig wollen wir die Händlerapplikation erweitern und möglicherweise auch über das In-ternet bereitstellen.”
4 Wie war die Situation vor Sofon?
“Vor dem Einsatz von Sofon wurden seitenlange Excel-Listen benutzt, in denen kalkuliert wurde. Es war – besonders für neue Mitarbei-ter – sehr mühsam, hier die nicht benötigten Teile herauszufiltern. Im Prinzip konnte man alles anbieten, was man wollte. Ob es tatsäch-lich machbar war, stand auf einem anderen Blatt. Der gesamte Prozess dauerte auch viel länger – gut und gerne 2 bis 3 Stunden. Und wenn man dazwischen einen Anruf bekam, hatte man den Faden verloren und konnte von vorn beginnen. Denn: wo bin ich bloß ste-hengeblieben? Das ist jetzt anders. Auch wenn man unterbrochen wird, sieht man genau, wo man stehengeblieben ist. Man kann nun einfach nichts mehr vergessen und kann so das Angebot innerhalb einer halben Stunde abschließen.”
5 Was wurde mit Sofon noch erreicht?
“Dank Sofon können neue Mitarbeiter schnell beginnen, ohne zu viele Erklärungen. Für das Erstellen eines Angebots beantworten sie Fragen über unsere Produkte, wobei Defaults und Ausschlüsse verwendet werden. Dadurch brauchen sie nicht sofort über das gesamte Produktwissen zu verfügen, um Angebote erstellen zu können. Davor konnte die Einarbeitungszeit leicht ein ganzes Jahr betragen. Ge-genwärtig sind Mitarbeiter schon nach zwei Monaten produktiv.”