Veenman

Wir müssen die Daten nur korrekt eingeben, Sofon regelt dann den Rest

Peter Beijl
SENIOR ORDER MANAGER

Patrick Grauss
MAJOR ACCOUNT MANAGER



1 Was genau macht Veenman?

Grauss: „Wir beraten Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen bei der Optimierung von dokumentbezogenen Betriebsprozessen. Unsere Softwarelösungen variieren von der Digitalisierung von Dokumenten bis hin zur Rechnungsverwaltung. Unsere Hardwarelösungen sind beispielsweise Multifunktionsdrucker, Faxgeräte und Scanner. Wir sind ein Teil der Xerox Europa, sind aber ebenfalls seit vielen Jahren ein „preferred partner“ von HP. Wir bieten sowohl Xerox-Produkte als auch Geräte von HP an.“

2 Wie war die Situation vor Sofon?

Grauss: „Vor der Verwendung von Sofon, arbeiteten wir ausschließlich mit einem Kalkulationsprogramm. Dies war vor allem für neue Mitarbeiter ein schwieriges Programm. Allerdings wussten erfahrene Mitarbeiter auch oftmals nicht genau wie das Programm zu einer Berechnung kam.“
Beijl: „Und wenn die Berechnung abgeschlossen war, wurde zu Word gewechselt, um das Angebot manuell zu erstellen und dann anschließend in das CRM-System einzufügen. Diese Wechsel in andere Systeme kosteten viel zusätzliche Zeit.“

3 Wie ist die Situation mit Sofon?

Beijl: „Dank Sofon brauchen wir nicht länger von einem ins andere System zu wechseln. Auf Basis der Kalkulation passt Sofon die CRM-Daten an, füllt die korrekten Felder der verschiedenen Dokumente aus und fügt die korrekte Vorlage hinzu. Dies geschieht automatisch und korrekt.“
Grauss: „Mit Sofon haben wir wirklich ein vollständiges System, das uns bei allen verkaufsbezogenen Handlungen unterstützt: Von der Aktualisierung der Daten von (potenziellen) Kunden bis hin zur Erstellung von Mailings, Kalkulationen und Angeboten. Dank Sofon ist die Produkt- und Preis-information korrekt und immer auf dem aktuellen Stand. Kalkulationen (und Gewinnmargen) sind sofort ersichtlich. Außerdem lernen neue Mitarbeiter schnell mit dem neuen System zu arbeiten. Wir müssen die Daten nur korrekt eingeben, Sofon regelt dann den Rest.“

4 Welche Vorteile bietet Sofon?

Grauss: „Mit Sofon können wir einfach den Forecast erstellen. So ist sofort ersichtlich wie sich die unterschiedlichen Aufträge verhalten. Da ich die Erfolgsrate und die erwarteten Umsatzbeträge einsehen kann, weiß ich welchem potenziellen Auftrag ich mehr Aufmerksamkeit widmen muss. Ich kann ebenfalls sofort sehen, ob ich mein Zielsetzung für diese Periode erreichen werde oder ob ich dieses anpassen muss und auf welches Unterziel ich mich konzentrieren sollte: Geschäftschance, Software, Papier... Diese Berichte sind ebenfalls für die Geschäftsleitung bei der Steuerung des Verkaufsteams äußerst hilfreich.“
Beijl: „Und ich weiß genau was die Verkaufsabteilung mit dem Kunden vereinbart hat. Ich benötige diese Informationen zur Erstellung eines Vertrages für den Kunden und zur Steuerung der Einkaufsabteilung. Der Einkauf kann direkt mit den Daten aus Sofon beginnen. Derzeitig müssen wir die Daten noch manuell in das ERP-System eingeben.“

5 Wie sieht die Zukunft von Veenman und Sofon aus?

Beijl: „Wir arbeiten zurzeit an einer Schnittstelle mit unserem neuen ERP-System Microsoft Navision. In Zukunft werden wir die Daten automatisch von Sofon zum ERP-System weiterleiten können. Dies stellt für uns ein enormes Zeitersparnis dar. Wir können uns dann mehr auf das Bearbeiten des Auftrags konzentrieren anstatt auf das Verarbeiten der Bestellung. Das bedeutet für uns, dass wir effizienter arbeiten und kürzere Lieferzeiten realisieren können.“