Velopa
Wenn man lesen kann, dann kann man auch mit Sofon ein Angebot erstellen
Rhodan Mulder
PRODUKT- UND KONFIGURATIONSSPEZIALIST
5 Fragen an einem Sofon User
1 Wofür wird Sofon bei Velopa eingesetzt?
“Wir liefern Straßenmobiliar, Freizeitgeräte und Überdachungen für die Einrichtung öffentlicher Plätze. Sofon setzen wir für das Konfigurieren von Überdachungen ein. Zusammen mit einem Kollegen habe ich die Angebotsmodelle in Sofon gebaut. Das erforderliche Produktwissen hatten wir im Haus, also eine gute Basis für das Bauen der Modelle. Ich hatte selbst jedoch keinen IT-Hintergrund. Aber das Interesse daran, das Modellieren zu erlernen, war natürlich vorhanden. Und es scheint Früchte getragen zu haben, weil wir nun von Kollegen hören, dass wir die Frage-Antwort-Organisation von Sofon logisch aufgebaut haben. Auch Kunden sagen uns regelmäßig, dass unsere Angebote klar und korrekt spezifiziert sind und sehr ordentlich aussehen.”
2 Wie war die Situation vor Sofon?
“Vordem wir Sofon brauchten haben wir mit Excel-Dateien gearbeitet, die aus zwanzig Seiten bestanden. Dort konnten wir alle möglichen Daten eintragen wie Länge, Breite, Höhe, Materialart, Art des Untergrundes… Dann mussten wir diese Daten in einer Textdatei verarbeiten. In Word hat-ten wir einen Standardtextblock, in den Preise und Berechnungen eingefügt werden konnten. Man musste jedoch genau wissen, was man machte, denn ein Fehler ist schnell passiert. Außerdem war das Zusammenstellen der Stückliste ein Engpass. Wir mussten eine Stückliste von Hand erstel-len und da weiss jeder sofort, dass dabei alles Mögliche schiefgehen kann.”
3 Wie ist die Situation mit Sofon?
“Zurzeit durchlaufen wir die Frage-Antwort-Organisation in Sofon für das Konfigurieren von Produkten und das Generieren von Angeboten. Intern sagen wir allerdings: ‘Wenn man lesen kann, dann kann man auch mit Sofon ein Angebot erstellen.’ Und genau so einfach ist es auch: durch Sofon weiss jeder, welche Fragen beantwortet werden müssen und auch, was möglich ist und was nicht. Das geht so weit, dass ein neuer Kollege bereits nach zwei Tagen ein Standard angebot erstellen kann. Das heisst nicht, dass dann bereits das gesamte Produktwissen übertragen ist, aber beim Erstellen des Angebots an sich kann nichts mehr schiefgehen. Auch die Übertragung des Produktwissens kann rascher erfolgen. Momentan braucht ein neuer Mitarbeiter eine Einarbeitungszeit von einem Monat, um unsere Produkte kennenzulernen. Früher konnte das leicht ein bis ein-einhalb Jahre dauern.”
4 Was hat Velopa außerdem mit Sofon erreicht?
“Neben einer kürzeren Einarbeitungszeit können wir besser auf Veränderungen, die die Kunden verlangen, eingehen. Denn Änderungen können in Sofon spielend leicht durchgeführt werden. Auch unsere Angebotsdurchlaufzeit hat sich merklich verbessert. Früher brauchten wir für das Erstellen eines Angebotes eine halbe bis eine dreiviertel Stunde. Heute haben wir innerhalb von zehn Minuten ein vollständiges, fehlerfreies Angebot fertig komplett mit Anschreiben, einem Spezifikationsblatt, den Lieferbedingungen und einer Montagecheckliste, die vom Kunden auszufüllen ist. Auch die Stückliste machen wir nicht mehr von Hand. Diese wird während der Konfiguration automatisch erstellt und danach an unser ERP-System Microsoft Dynamics AX weitergeleitet.”
5 Wie sieht die Zukunft von Velopa und Sofon aus?
“Sofon wird bereits seit vier Jahren erfolgreich in unserer Abteilung Überdachungen eingesetzt. Deshalb werden wir den Einsatz von Sofon auch auf unsere Abteilungen Freizeitgeräte und Straßenmobiliar ausdehnen. Wenn diese Abteilungen auch mit Sofon arbeiten, werden die Fehler quoten weiter sinken, und es wird einfacher sein, kombinierte Angebote zu unterbreiten. Und wir wollen Sofon bei unserem Vertriebsaußendienst einführen. Außerdem würden wir gerne die Zeichnungen über Sofon steuern. So könnte die Visualisierung bereits während der Konfiguration aufgebaut wer-den.”