Sofon Approval Portal
Wenn es um Ausnahmefälle geht, müssen in vielen Organisationen Angebote und Aufträge durch eine höhere Instanz in der Unternehmenshierarchie genehmigt werden. Dafür bietet der Sofon Proposal Organizer bereits umfangreiche Unterstützung. Für Organisationen, die komplexe Autorisierungsprozesse für Angebote und Aufträge haben, bietet das Sofon Approval Portal eine Reihe von Zusatzfunktionalitäten.
Sofon Proposal Organizer – für weniger komplexe Autorisierungsprozesse
Ein einfacher Autorisierungsprozess kann mit dem Sofon Proposal Organizer unterstützt werden. Der Sofon Proposal Organizer bietet diverse Möglichkeiten bei:
- Einfache Autorisierung: eine Person ist zuständig für das Autorisieren von Ausnahmen. Beim Auftreten eines Umstands, der ein Autorisierung verlangt, ist es möglich, dass der Angebotsersteller automatisch eine E-Mail an den Prüfer mit der Bitte um Genehmigung versenden lässt.
- Technische und kaufmännische Autorisierung: in diesem Fall kann zunächst der Angebotsentwurf zur technischen Autorisierung eingereicht werden. Nachdem die technische Genehmigung erfolgt ist, kann die kaufmännische Autorisierung bei der dafür zuständigen Person beantragt werden.
Mittels Rollen kann gesteuert werden, welcher Anwender welche Autorisierungbefugnisse erhält. So kann etwa geregelt werden, dass Angebote, die allen Vorschriften entsprechen, keine Autorisierung benötigen. Bei ‘Ausnahmen’ – beispielsweise bei Überschreitung eines Gesamtangebotsbetrags, bei Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte – ist eine Autorisierung nach wie vor erforderlich.
Sofon Approval Portal – für komplexe Autorisierungsprozesse
Die Umfangreiche Lösung für eine komplexere Autorisierung ist das Sofon Approval Portal. Das Sofon Approval Portal bietet eine Reihe von Zusatzfunktionen, die auch in komplexeren Situationen den Autorisierungsprozess problemlos steuern und jeden Beteiligten automatisch per E-Mail informieren. Die Funktionen von Sofon Approval Portal sind:
- Automatische zeitliche Überwachung von Autorisierungen, einschließlich Erinnerungen
- Anfrager werden automatisches per E-Mail informiert und erinnert
- Hierarchie in Autorisierungen pro Angebot oder Auftrag
- Autorisieren des gleichen Angebots durch mehr als eine Person
- Automatisches Einschalten von stellvertretenden Autorisierern bei Abwesenheit
- Autorisierung über Internet ohne Einloggen im Sofon Proposal Organizer
- Im Proposal Organizer offline verarbeiten der per E-Mail eingegangenen Autorisierung