Produktpositionen
Ein Angebot ist nicht nur auf ein einziges Produkt oder eine einzige Produktkonfiguration beschränkt. Ein Angebot kann aus vielen verschiedenen Produkten (für Großaufträge oder -projekte) und vielen verschiedenen Produktkonfigurationspositionen bestehen, so dass der Kunde oder Interessent leicht vergleichen und analysieren kann, was die Auswirkung ist, wenn komplette Produkte oder produktspezifische Kennzeichen oder Optionen hinzugefügt oder geändert werden. Die Produktpositionen sind untereinander verbunden, so dass das gesamte Angebot ein komplettes und konsistentes Dokument wird.
Spannen- und Risikoberichterstattung
Um Verkäufern und Vertriebsmanagement die richtigen Verhandlungsdetails zur Verfügung zu stellen, produziert Sofon Proposal Organizer ein interne Margen- und Risikoberichterstattung pro Angebot (oder Angebotsposition). Damit verfügt der Vertrieb über die Daten, die notwendig sind, um Orders hereinzuholen, wobei die Margen möglichst hoch bleiben.
Generieren von Dokumenten
Sofon Proposal Organizer unterstützt nicht nur die Erstellung von Angeboten und Bestellungen, sondern auch das Generieren von Komplettangeboten und Kontrakten, kundenspezifischen Anleitungen, internen und externen Formularen und anderen notwendigen Dokumenten.
Alle Dokumente werden in einer Datenbank gespeichert. Die Versionsnummern werden von allen Angeboten und anderen Dokumenten festgehalten. Wenn eine geänderte Version produziert wird, wird diese unter einer eigenen Versionsnummer gespeichert, damit aufeinander folgende Dokumente problemlos zurückverfolgt werden können. Die Versionsverwaltung stellt außerdem sicher, dass Dokumente, die inzwischen intern genehmigt und an Kunden oder Interessenten versandt wurden, nicht mehr geändert werden können. Änderungen können nur in Dokumenten vorgenommen werden, die noch nicht genehmigt und verschickt wurden.
Genehmigung
Auf der Basis von Unternehmensregeln und Mitarbeiterpositionen kann ein Angebot (oder anderes Dokument) automatisch zu den richtigen Mitarbeitern oder Abteilungen zur Ergänzung, Prüfung oder Genehmigung geschickt werden, beispielsweise abhängig von Produktkonfiguration, Preisniveau oder eingeräumtem Rabatt. Der Workflow stellt sicher, dass Dokumente von den richtigen Mitarbeitern bearbeitet werden und dass keine Dokumente ohne die vorgeschriebenen internen Genehmigungen generiert und versandt werden.
Kombiniert mit Workflow erfolgt die Replikation von Angeboten (oder anderen Dokumenten) zwischen Vertriebsaußendienst und dem Vertriebsbüro. Angebote, die geprüft oder genehmigt werden müssen, kommen automatisch zum richtigen Mitarbeiter. Auf die gleiche Weise werden Angebote, die vom Vertriebsbüro erstellt oder genehmigt wurden, wieder automatisch an die richtigen Außendienstmitarbeiter verschickt.
Integration mit CRM und ERP
Sofon Proposal Organizer kann aus CRM oder aus einem ERP-Prozess (wie dem Bestellablauf) heraus aufgerufen werden und nutzt die verfügbaren CRM- oder ERP-Daten, so dass Doppelarbeit vermieden wird. Auch kann Sofon Proposal Organizer selbstständig laufen, bis die Bestellung eingegangen ist, und diese an das ERP-System weiterleiten. In diesem Augenblick werden alle relevanten Auftragsdetails automatisch und komplett im ERP-System festgesetzt.
Filter
Sofon Proposal Organizer unterstützt die Angebotsverwaltung durch die Erstellung von Berichten und Übersichten auf Papier oder Darstellung auf dem Bildschirm. Anwender können mit Hilfe von Filter problemlos die für sie relevanten Daten darstellen.