AMSE
Met Sofon zijn zelfs ingewikkelde offertes eenvoudig
Dirk Mermans
SALES SUPPORT MANAGER
5 vragen aan een Sofon User
1 Waarvoor zet Alliance Machine Systems Europe Sofon in?
“Wij zetten Sofon sinds 2005 in om offertes te maken voor machines en projecten in de golfkartonindustrie. Een van de redenen om voor Sofon te kiezen, was het feit dat wij meer uniformiteit binnen onze organisatie wensten. Wij zijn namelijk een samenvoeging van een aantal Nederlandse, Belgische en Amerikaanse bedrijven uit de golfkarton-industrie, die verschillende manieren van aanbieden hanteerden. Dankzij Sofon stellen wij nu uniforme, professionele verkoopdocumenten samen. Dit is voor ons – net zoals een goede sa-lesforce – van groot belang.”
2 Hoe ingewikkeld zijn uw offertes?
“Onze offertes variëren van eenvoudig tot complex. De complexe offertes zijn vaak erg lang; zo’n 50 á 60 pagina’s. Wij verkopen name-lijk volledige productielijnen; elk product wordt dus in de offerte opgenomen met al zijn technische specificaties. Nu wij Sofon gebruiken, hebben wij de offerte opgesplitst in twee delen: een commercieel en een technisch deel. Zo leest elke specialist alleen informatie die interessant is voor hem of haar. Dit bespaart onze klanten veel tijd en energie. Ook wij besparen veel tijd. Voorheen moesten we onze offertes handmatig samenstellen. Tegenwoordig hanteren wij een Sofon-model met een vraag-antwoordopzet. Zo is zelfs het samen-stellen van de meest ingewikkelde offerte eenvoudig. Wij hoeven nu vrijwel geen aandacht meer te besteden aan de inhoud of opmaak. We plukken dus echt de vruchten van Sofon.”
3 Hoe lang doet u nu over het maken van een offerte?
“Dat is lastig om te zeggen, aangezien we met complexe en minder complexe offertes te maken hebben. Met een standaardofferte wa-ren wij voorheen bijvoorbeeld een kleine driekwartier bezig, terwijl dit nu nog maar 5 minuten kost. Vroeger waren wij zoveel tijd kwijt, omdat wij vergelijkbare offertes op moesten zoeken en handmatig wijzigingen aan moesten brengen in bijvoorbeeld de voorwaarden. Hierdoor was de kans groot dat er fouten optraden. Als er een bepaalde wijziging in de offerte niet plaatsvond, kon dat natuurlijk grote gevolgen hebben. Tegenwoordig is dat gelukkig niet meer zo. Door de vraag-antwoordopzet in Sofon zijn onze offertes foutloos en wordt er veel tijd bespaard.”
4 Wat waardeert u aan Sofon Guided Selling?
“Met Sofon stellen wij niet alleen professionele, foutloze offertes samen, maar kunnen wij ook kennis delen. Onze verschillende specia-listen kunnen hun kennis namelijk in één systeem onderbrengen. Onze werknemers kunnen op elk moment, op elke plaats gebruik ma-ken van deze kennis. Het maken van offertes is dus niet meer kantoorgebonden. In de praktijk ben ik erg tevreden over Sofon. De soft-ware werkt prima. Uiteraard zijn er kleine punten ter verbetering, zoals wat meer flexibiliteit in de opmaak. Maar hier is zeker wel een oplossing voor te vinden.”
5 Wat betekent Sofon voor de toekomst van Alliance Machine Systems Europe?
“Wij zijn op zoek naar een ERP-systeem. ERP-systemen hebben echter geen goede offertegenerator en vormen dus zeker geen ver-vanger voor Sofon. Om deze reden zal Sofon hoogstwaarschijnlijk in de toekomst gevraagd worden om een link te bouwen met dit ERP-systeem.”