Velopa
Als je kunt lezen, dan kan je ook een offerte met Sofon maken
Rhodan Mulder
PRODUCT- EN CONFIGURATIESPECIALIST
5 vragen aan een Sofon User
1 Waarvoor zet Velopa Sofon in?
“Wij leveren straatmeubilair, speeltoestellen en overkappingen voor de inrichting van openbare buitenruimtes. Voor het configureren van overkappingen zetten we Sofon in. Samen met een collega heb ik de offertemodellen in Sofon gebouwd. Wij hadden de nodige product-kennis in huis, dus dat vormde een goede basis voor het bouwen van de modellen. Ik had zelf echter geen IT-achtergrond. Maar de interesse om te leren modelleren was er wel. En dit lijkt zijn vruchten afgeworpen te hebben, aangezien we van collega’s begrijpen dat we de vraag-antwoordopzet van Sofon op een logische wijze hebben opgebouwd. Ook klanten laten geregeld horen dat onze offertes duidelijk, goed gespecificeerd en netjes verzorgd zijn.”
2 Hoe was de situatie voor Sofon?
“Vóór Sofon gebruikten wij Excel-sheets die uit wel twintig pagina’s bestonden. Daar konden we allerlei gegevens invullen: lengte, breedte, hoogte, soort materiaal, soort ondergrond… Vervolgens moesten we deze gegevens verwerken in een tekstbestand. In Word hadden we een standaardtekstblok waarin prijzen en berekeningen ingevuld konden. Je moest echt goed weten waar je mee bezig was, want een fout is zo gemaakt. Daarnaast was het samenstellen van de stuklijst een bottleneck. We moesten handmatig een stuklijst ma-ken en je kunt begrijpen dat daar van alles mis kan gaan.”
3 Hoe is de situatie met Sofon?
“Tegenwoordig volgen we de vraag-antwoordopzet in Sofon om producten te configureren en offertes te genereren. Intern zeggen we wel: ‘als je kunt lezen, dan kan je ook een offerte met Sofon maken.’ En zo eenvoudig is het ook: dankzij Sofon weet iedereen welke vragen er beantwoord moeten worden en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Dit gaat zo ver dat een nieuwe collega na twee dagen al een standaardofferte kan maken. Dat wil niet zeggen dat alle productkennis dan ook al overgebracht is, maar er kan niets meer fout gaan bij het maken van de offerte zelf. Ook is productkennis sneller over te brengen. Tegenwoordig is een nieuwe medewer-ker een maand aan het inwerken om onze producten te leren kennen, terwijl dat voorheen wel een jaar á anderhalf jaar kon duren.”
4 Wat heeft Velopa verder met Sofon bereikt?
“Naast een verkorte inwerktijd kunnen we beter inspelen op veranderingen die klanten vragen. Het is namelijk eenvoudig om wijzigingen door te voeren in Sofon. Ook is onze offertedoorlooptijd flink verbeterd. Vroeger waren we een half uur tot drie kwartier bezig om een offerte te genereren. Tegenwoordig hebben we binnen tien minuten een complete, foutloze offerte gereed, voorzien van een voorbrief, een specificatieblad, de leveringsvoorwaarden en een montagechecklist die de klant in moet vullen. Ook bouwen we de stuklijst niet meer handmatig op. Deze wordt tijdens de configuratie automatisch opgebouwd en vervolgens doorgeschoten naar ons ERP-systeem Microsoft Dynamics AX.”
5 Hoe ziet de toekomst van Velopa en Sofon eruit?
“Sofon wordt al vier jaar succesvol ingezet bij onze afdeling overkappingen. Daarom gaan we Sofon verder uitrollen naar onze afdelin-gen speeltoestellen en straatmeubilair. Als deze afdelingen ook met Sofon werken, gaan de fouten verder omlaag en wordt het makke-lijker om gecombineerde offertes uit te brengen. Ook willen we Sofon bij onze Verkoop Buitendienst introduceren. Daarnaast zouden we het tekenwerk via Sofon aan willen sturen. Zo zou de visualisatie al tijdens de configuratie opgebouwd kunnen worden.”