Sofon Case Organizer
Organisaties die diensten leveren met een lange looptijd leggen in de regel alle afspraken en de complete communicatie met hun klanten vast in dossiers. De gewenste inhoud van een dossier is afhankelijk van het type product of dienst dat wordt geleverd. Voorbeelden van langlopende producten zijn: hypotheken, pensioenen en andere producten van financiële dienstverleners. Andere voorbeelden zijn Service Level Agreements rondom fysieke producten.
Rolgebaseerde processtappen
Het proces dat wordt doorlopen om te komen tot overeenstemming is vaak complex. Er is sprake van veel verschillende betrokkenen aan zowel de kant van de leverancier als aan de kant van de klant. Processtappen zijn veelal toegewezen aan bepaalde rollen en andere rollen hebben een controleverantwoordelijkheid op de uit te voeren processtappen.
Dossiermanagement en workflow gecombineerd
Sofon Case Organizer biedt een combinatie van dossiermanagement en workflow, waarbij het unieke concept wordt gehanteerd dat niet de organisatie maar het dossier centraal staat. Van ieder dossiertype wordt een dossierplan vastgelegd. Dit plan geeft aan welke stappen moeten worden afgewikkeld en wie deze stappen mag uitvoeren. Bij iedere stap kan sprake zijn van het vastleggen of goedkeuren van documenten of het beantwoorden van één of meer vragen. Ook kan er sprake van zijn dat een stap pas kan worden uitgevoerd als één of meer andere stappen gereed zijn. Op basis van zijn rol krijgt iedere medewerker in zijn takenlijst te zien welke acties van hem worden verlangd en met betrekking tot welk dossier.
Gebeurtenissen bepalen actie
Kenmerkend voor de werkwijze van Case Organizer is dat stappen niet altijd in een vaste volgorde worden afgewikkeld. Immers, tijdens de periode dat een dossier actief is, kunnen allerlei ongeplande gebeurtenissen plaatsvinden, zoals een verhuizing, aanpassing van de gezinssamenstelling, of veranderingen in werk en/of inkomen.
Geen maatwerk benodigd
De kracht van Case Organizer is dat de gebruiker zelf dossiertypes kan modelleren en aanpassen. Een nieuw product dat vraagt om een nieuwe dossiertype noodzaakt daarom geen maatwerk en kan snel worden ingeregeld. Ook aanpassingen binnen bestaande dossiertypes – vanwege bijvoorbeeld wetswijzigingen – kunnen zonder maatwerk direct worden doorgevoerd.
Integratie
Case Organizer werkt samen met de andere Sofon Guided Selling modules en kan worden geïntegreerd met bestaande systemen.