Verbonden productposities
Een offerte is niet beperkt tot slechts een enkel product of een enkele productconfiguratie. Een offerte kan bestaan uit veel verschillende producten (voor grote opdrachten of projecten) en veel verschillende productconfiguratie-posities, zodat de klant of prospect eenvoudig kan vergelijken en analyseren wat de invloed is van het toevoegen of wijzigen van complete producten, of productspecifieke kenmerken, of opties. De productposities zijn onderling verbonden, zodat een de gehele offerte een compleet en consistent document wordt.
Marge- en risicorapportage
Teneinde verkopers en verkoopmanagement te voorzien van de juiste onderhandelingsdetails produceert Sofon Proposal Organizer een intern marge- en risicorapportage voor iedere offerte (of offertepositie). Zo beschikt verkoop over de informatie die nodig is om orders te winnen terwijl de marges zo hoog mogelijk blijven.
Documentgeneratie: van a tot z
Sofon Proposal Organizer ondersteunt niet alleen het produceren van offertes en orders maar ook het genereren van complete voorstellen en contracten, klantspecifieke handleidingen, interne en externe formulieren en andere noodzakelijke documenten.
Alle documenten worden opgeslagen in een database. Versienummers worden vastgehouden van alle offertes en andere documenten. Als een aangepaste versie wordt geproduceerd, wordt het opgeslagen onder een eigen versienummer, zodat opeenvolgende documenten eenvoudig kunnen worden gevolgd. Het versiebeheer zorgt er bovendien voor dat documenten die intussen intern zijn goedgekeurd en verzonden aan klanten of prospects, niet meer kunnen worden aangepast. Aanpassingen kunnen alleen worden gemaakt in documenten die nog niet zijn goedgekeurd en verzonden.
Autorisatie
Op basis van bedrijfsregels en medewerkersrollen, kan een offerte (of ander document) automatisch worden gerouteerd langs de juiste mensen of afdelingen voor aanvulling, controle of goedkeuring, afhankelijk van bijvoorbeeld productconfiguratie, prijsniveau of aangeboden korting. De workflow zorgt ervoor dat documenten worden behandeld door de juiste medewerkers en dat geen documenten worden gegenereerd en verstuurd zonder de vereiste interne autorisaties.
Gecombineerd met workflow vindt replicatie plaats van offertes (of andere documenten) tussen verkoopbuitendienst en het verkoopkantoor. Offertes die moeten worden gecontroleerd of goedgekeurd komen automatisch terecht bij de juiste medewerkers. Op dezelfde manier worden offertes die gegenereerd of goedgekeurd zijn door het verkoopkantoor weer automatisch verzonden naar de juiste buitendienstmedewerkers.
Integratie met CRM en ERP
Sofon Proposal Organizer kan worden aangeroepen vanuit CRM of vanuit een ERP-proces (zoals het orderproces) en maakt gebruik van de beschikbare CRM- of ERP-gegevens, zodat dubbel werk wordt voorkomen. Ook kan Sofon Proposal Organizer zelfstandig functioneren totdat de order binnen is en deze doorsturen naar het ERP-systeem. Op dat moment worden alle relevante orderdetails automatisch en volledig vastgelegd in het ERP-systeem.
Filters
Sofon Proposal Organizer ondersteunt offertebeheer door rapporten en overzichten te produceren, op papier of beeldscherm. Gebruikers kunnen met behulp van filters eenvoudig de voor hen relevante informatie zichtbaar maken.